RÉGLEMENT GÉNÉRAL

DATES ET HORAIRES
- Installation des exposants : Lundi 6 octobre de 14h00 à 19h00
- Pour tout stand installé par un prestataire autre que l’installateur général, il est impératif de contacter A3P afin de valider les dates et horaires de montage et de démontage. Contact : lbayle@a3pservices.com
- Visite du chargé de sécurité : durant toute la durée de l’événement
- Cocktail des exposants : Lundi 6 octobre à partir de 19h00 (Sur l'exposition – espace Rotonde au Bellevue)


ACCÈS, INSTALLATION ET DÉMONTAGES DES STANDS 
- La société CO-NECT est en charge de la réalisation des stands pour l’événement. Une permanence technique sera assurée par un membre de leur équipe du lundi 6 octobre 14h au mardi 7 octobre 12h00. Les exposants pourront s’adresser à ce technicien sur place pour toute demande technique liée à leur stand.
- Aucun exposant ne sera autorisé à accéder à l’enceinte de la manifestation en dehors des horaires préalablement communiqués.
- Les stands devront être entièrement installés avant l’ouverture de l’exposition au public.
- Aucune livraison ni aucun enlèvement de matériel ne sera autorisé pendant les horaires d’ouverture de l’exposition aux visiteurs.
- Gestion des emballages : Tous les colis devront être déballés dès leur arrivée, et les emballages vides évacués hors des stands, avant l’ouverture au public.
- Un espace de stockage est mis à disposition des exposants pour entreposer ces emballages après installation.
- Le rangement des stands pourra débuter à partir de 11h30 le jeudi 9 octobre.
 Attention : pour des raisons de sécurité, aucun équipement de manutention (diables, transpalettes, etc.) ne pourra circuler dans l’enceinte du bâtiment en présence du public, et ce jusqu’à la fin des conférences.
Nous vous remercions de bien vouloir prendre vos dispositions en conséquence pour l’organisation de vos vols et trajets retour.

A3P Services se réserve le droit de prendre toutes les mesures nécessaires pour faire respecter ces consignes, aux frais et risques de l’exposant concerné.

NETTOYAGE DES STANDS 
Le nettoyage des sols et des poubelles sont assurés chaque matin par les services de propreté du site.
Toutefois, les emballages, déchets et éléments encombrants déposés par les exposants restent sous leur entière responsabilité. Ils doivent être retirés par leurs soins, tant avant l’ouverture de l’exposition qu’après sa clôture.

RÈGLES D'OCCUPATION DU STAND
- Les exposants doivent respecter l’emplacement et la surface attribués 
- Aucune installation ne doit empiéter sur les allées, voies de circulation ou stands voisins, ni gêner leur visibilité ou accessibilité.
- À l’issue de l’événement, un espace spécifique sera mis à disposition pour le stockage des colis en attente d’enlèvement par les transporteurs.
Les espaces et équipements fournis doivent être restitués dans l’état dans lequel ils ont été mis à disposition. Tout dommage constaté fera l’objet d’une facturation à l’exposant concerné.

PERSONNEL ET AUTORISATION
- Les exposants sont tenus de faire identifier toute personne intervenant sur leur stand lors des phases de montage et de démontage.
- Le port du badge est obligatoire pour tout personnel présent sur site.
- En raison des nombreux mouvements durant la période d’installation, aucun service de gardiennage n’est assuré. Il est donc vivement recommandé aux exposants de prendre toutes les précautions nécessaires contre le vol ou la détérioration de leur matériel.

ASSURANCES
Chaque exposant est tenu de souscrire, à ses frais, une assurance responsabilité civile couvrant l’ensemble des risques liés à sa participation au salon, notamment les dommages corporels, matériels, immatériels, directs ou indirects pouvant être causés par lui-même, son personnel, ses prestataires, son matériel ou ses produits.
L’organisateur et le Palais des Congrès de Biarritz déclinent toute responsabilité en cas de vol, perte, détérioration ou tout autre dommage survenant pendant le transport, la manutention, l'installation, le déroulement ou le démontage du salon.
Un justificatif d’assurance pourra être demandé à tout moment par l’organisateur.

INSTALLATION ELECTRIQUE 
Toutes les installations électriques sont soumises à l’approbation préalable des services techniques et de sécurité de Biarritz Tourisme ainsi que de A3P Services.

L’usage de gaz ou de liquides inflammables est strictement interdit, sauf en cas de dérogation exceptionnelle accordée par les autorités compétentes. Toute demande en ce sens devra être formulée à l’avance par écrit.

Un branchement électrique est inclus dans la réservation de votre stand.
Pour tout besoin supplémentaire (puissance spécifique, multiprises, rallonges, etc.), veuillez prendre contact avec A3P.

RÈGLES DE SÉCURITÉ

En complétant le formulaire de prise en compte, les exposants s’engagent à respecter l’ensemble des règles de sécurité en vigueur pour les manifestations se déroulant en France.
Ils doivent se conformer :
  • aux dispositions de sécurité du Palais des Congrès Bellevue ;
  • aux instructions du responsable sécurité de l’événement, dont les décisions sont exécutoires immédiatement et sans recours.
  • aux instructions de l'organisateur A3P.
Tous les exposants doivent compléter l’attestation de prise en compte au plus tard le 10 septembre 2025.  

DROIT À L'IMAGE
En participant à l’événement, les exposants autorisent l’organisateur à capturer et diffuser des images (photos, vidéos) représentant leur stand, leur matériel, leurs produits, ou leurs équipes, sauf refus communiqué par écrit avant l’ouverture du salon.

PROTECTION INDUSTRIELLE

Chaque exposant est responsable de la protection industrielle de ses produits ou matériels exposés, conformément à la législation en vigueur (ex : dépôt de brevet, marque, modèle, etc.).  Ces démarches doivent être effectuées en amont de leur présentation au salon.  A3P Services n’assume aucune responsabilité en cas de litige ou de défaut de protection.

ANIMATIONS ET RESTAURATION

- Les animations sur les stands sont autorisées avec l’accord préalable de l’organisateur A3P et du Palais des Congrès - BELLEVUE.
- Les pauses et repas sont assurés sur le site de l’exposition par les traiteurs référencés par l’organisateur.
- Le service gratuit de boissons ne nécessite pas de licence particulière.
- Aucun cocktail ou réception ne peut être organisé sur l’exposition en dehors des horaires d’ouverture, ni sans accord écrit préalable d’A3P Services.

DROITS SACEM
L’utilisation d’appareils sonores à des fins de démonstration ou de promotion est soumise à l’autorisation d’A3P Services.  En cas d’usage de musique, même dans le cadre d’une démonstration technique, il revient à l’exposant de contracter directement avec la SACEM pour s’acquitter des droits afférents.  A3P et le Palais des Congrès déclinent toute responsabilité en la matière.

DOUANES

Si l’exposition est placée sous le régime de l’entrepôt douanier, il appartient à chaque exposant de réaliser les formalités douanières nécessaires pour ses matériels ou produits importés.  A3P Services ne saurait être tenu responsable des difficultés pouvant survenir à ce titre. Recommandation : l’utilisation du Carnet A.T.A. est fortement conseillée pour le transport temporaire de matériels ou produits.

PRESTATIONS INCLUSES